Come si conservano le fatture elettroniche

Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).

Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).

Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.

Selezionando il link “Fatturazione elettronica” nella home page del portale “Fatture e Corrispettivi” è possibile attivare il servizio gratuito di conservazione elettronica.

Cliccando sul link “Accedi alla sezione conservazione” si aprirà una pagina che consente di prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione (nel quale sono descritte tutte le caratteristiche tecniche del processo di conservazione eseguito sulle fatture) e dell’Accordo di servizio: selezionando le due caselle presenti nella pagina, il servizio si attiverà e dal quel momento in poi tutte le fatture elettroniche (così come le note di variazione) emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio saranno portate automaticamente in conservazione elettronica.

Il servizio di Consultazione delle fatture e delle ricevute

Tutte le fatture elettroniche (nonché le note di variazione) emesse e ricevute correttamente attraverso il Sistema di Interscambio sono messe a disposizione dell’operatore Iva attraverso un servizio accessibile dalla home page del portale “Fatture e Corrispettivi”: Consultazione.

All’interno di questa sezione sono disponibili due link.

Cliccando il primo, denominato “Dati rilevanti ai fini IVA”, si accede ad una pagina dove è riepilogato il numero delle fatture emesse e ricevute nell’ultimo trimestre ovvero, impostando un range di date, si ottiene l’elenco delle fatture emesse e ricevute per quel periodo.

Il servizio consente inoltre di effettuare una ricerca avanzata delle fatture con ulteriori chiavi come la partita Iva del cliente o del fornitore, il numero identificativo assegnato alla fattura dallo SDI, eccetera.

La schermata consente di visualizzare, su ogni riga della tabella, i dati di sintesi del singolo documento (numero, data, identificativo fiscale del fornitore e del cliente, imponibile, imposta, numero assegnato al documento dal SdI).

Inoltre, potranno essere identificate le fatture elettroniche consegnate (per le quali è stata emessa una ricevuta di consegna) così come quelle che, per problemi del canale di ricezione del cliente, non sono state consegnate ma solo messe a disposizione sul portale (per le quali è stata emessa una ricevuta di impossibilità di consegna):

• le fatture consegnate sono marcate da un simbolo verde di spunta 
• le fatture non consegnate e da prendere in visione sono marcate da un simbolo rosso di alert 

ATTENZIONE: Se il fornitore inserisce solo il valore “0000000” nel campo “Codice Destinatario” della fattura, lo SDI non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la metterà a disposizione di quest’ultimo e trasmetterà una “ricevuta di impossibilità di consegna”. Anche in questo caso, nell’area di consultazione riservata la fattura sarà “marcata” con il simbolo rosso di alert. È importante che il fornitore consegni al cliente una copia, anche su carta, ricordandogli che la fattura originale è quella elettronica e che potrà consultarla e scaricarla dalla sua area riservata del sito dell’Agenzia.

Cliccando poi sul simbolo della lente d’ingrandimento, l’utente potrà visualizzare o scaricare la fattura come visualizzato nella successiva figura.

ATTENZIONE: I file delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso
lo SDI sono tenute a disposizione nell’area di consultazione sino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione delle fatture da parte del Sistema di Interscambio. Pertanto, se si intende archiviare una copia delle fatture sui propri dispositivi per una gestione rapida delle stesse, si suggerisce di effettuare il download di file.

Il secondo link presente nella sezione di consultazione, denominato “Monitoraggio dei file trasmessi”, consente di accedere alla seguente pagina:

Selezionando il link nella sezione “File fattura” si accede ad una schermata dove, impostando un range di date, è possibile ottenere l’elenco delle ricevute (di scarto, di consegna o di impossibilità di consegna) relative a tutte le fatture (o le note di variazione) emesse per quel periodo. Il servizio consente inoltre di effettuare una ricerca avanzata delle ricevute con ulteriori chiavi come la partita Iva del cliente o il numero identificativo assegnato alla fattura dallo SDI.